Une grande majorité des entreprises possèdent une flotte auto pour assurer leurs prestations et garantir la mobilité des équipes. Toutefois, la constitution d’un parc automobile ne doit pas se faire au hasard et mérite de se pencher sur un certain nombre d’éléments de façon à réduire au maximum les dépenses tout en gagnant en confort et en sérénité.
1 – Choisir le bon type de véhicule
Choisir les véhicules composant une flotte auto professionnelle est une tâche relativement ardue étant donné les multiples modèles mis à disposition des constructeurs. La priorité est de se concentrer sur les besoins de l’activité en lien avec l’usage des véhicules et des utilitaires utilisés par les collaborateurs. Ces véhicules utilitaires restent des outils de travail indispensables pour les entreprises opérant dans le transport de marchandises et de personnes et ayant besoin d’un volume de chargement plus ou moins important. Au sein de certains métiers, ce sont davantage les véhicules de tourisme qui vont être utilisés et sont essentiels notamment pour les professions libérales ou les commerciaux.
L’idéal est de commencer à faire la sélection en se concentrant sur le segment adapté : citadine, berline, SUV, camionnette, fourgon, pick-up, etc. Les zones d’utilisation des véhicules doivent également être prises en considération. Ces derniers sont-ils amenés à circuler en ville ou sur des terrains difficiles ? Font-ils de longs trajets ou des trajets plus courts ? Enfin, il est également crucial de se pencher sur la question de la motorisation. Au-delà de la performance, la motorisation joue sur le Total Cost of ownership (TCO), la consommation de carburant, les malus écologiques ainsi que les Taxes sur les Véhicules de Société (TVS). L’idéal est de se tourner vers les modèles propres électriques ou hybrides qui donnent accès aux bonus écologiques et qui sont plus économiques en étant moins énergivores.
2 – Mettre en place une car policy
Une entreprise dont la flotte auto est constituée de plusieurs véhicules ne doit jamais négliger la mise en place d’une politique d’attribution des voitures. Cette, car policy ou charte automobile englobe toutes les règles relatives à leur usage. Son objectif consiste à répondre aux besoins et exigences des collaborateurs et a maîtrisé les coûts relatifs aux véhicules de société. Ce document stipule entre autres les responsabilités de l’entreprise, les règles d’utilisation des automobiles, les droits et devoirs des collaborateurs, les modèles mis à disposition à chaque type de collaborateurs, les cartes carburant, les règles de bonne conduite ou encore la politique environnementale de l’entreprise. La charte est établie par le Directeur général, la direction financière, la direction des Ressources Humaines ainsi que le département des Achats. Sa mise en place est un chantier lourd et complexe, d’où l’intérêt d’impliquer de nombreux acteurs. La car policy doit être créée dans l’optique de répondre aux objectifs financiers de l’entreprise tout en répondant à une logique de valorisation des salariés.
3 – La question du financement de la flotte auto
Le financement fait partie des sujets les plus épineux auxquels sont confrontées les entreprises dans le cadre de la mise en place d’un parc automobile. Il existe une multitude de solutions existant actuellement et adaptée à chaque besoin. Avant de se fixer, il faudra réaliser une comparaison et une étude des offres pour être sûr de satisfaire les objectifs financiers de l’entreprise.
Parmi les solutions de financement les plus courantes figure l’achat au comptant qui permet de disposer d’un véhicule neuf ou d’occasion et de le conserver autant de temps qu’il le faut. Cette option n’est toutefois possible que pour les entreprises qui ont une trésorerie excédentaire. Le cas contraire, il va falloir se tourner vers un achat au crédit. C’est également une alternative fréquemment utilisée, car elle ne pénalise pas la trésorerie existante. Son inconvénient sera de réduire les capacités d’investissement des professionnels en augmentant le taux d’endettement, ce qui peut les empêcher de concrétiser des projets plus stratégiques pour le développement de l’activité.
Au lieu de l’achat, ils peuvent alors miser sur la location qui n’impacte pas les capitaux disponibles et n’engendre aucun endettement. Le crédit-bail consiste à louer le véhicule pendant une période relativement longue en échange du règlement de loyers mensuels. L’intérêt de cette offre est qu’elle est assortie d’une option d’achat permettant de devenir propriétaire du véhicule à la fin du bail. La Location Longue Durée quant à elle fonctionne sur le même principe sauf qu’il n’y a pas d’option d’achat. En revanche, des prestations de dépannage et d’entretien accompagnent le contrat.
4 – Réfléchir à la gestion du parc automobile
La gestion du parc automobile est également une question prioritaire. Cette tâche peut être confiée à une personne en interne ou à un gestionnaire en externe qui aura pour mission d’optimiser la gestion du parc. De nombreuses missions sont attribuées à ce gestionnaire telles que le contrôle du budget carburant, la maîtrise des coûts d’entretien, la sensibilisation des utilisateurs des véhicules, etc. Le but étant de diminuer les dépenses de l’entreprise sans que cela ait des conséquences sur la qualité de ses services et le bien-être et la motivation de ses collaborateurs.
5 – L’entretien et la gestion des sinistres
Vidange, contrôle technique, entretien technique, remplacement des pneumatiques, révision… avoir une flotte automobile implique de devoir gérer sa maintenance pour la durabilité des véhicules et la sécurité des utilisateurs. L’avantage d’utiliser des modes de financement comme la Location Longue Durée est que ces prestations sont directement intégrées dans le contrat de location. L’entreprise n’a donc plus rien à gérer sur ce volet, car tout est pris en charge par la société de location y compris les frais. En effet, les coûts des services sont inclus dans les loyers mensuels.
Au niveau de l’assurance auto, il est préférable de s’orienter directement vers les formules spécifiquement dédiées aux flottes pour faciliter la gestion du contrat et bénéficier en même temps de coûts plus modérés. Cette assurance auto flotte peut regrouper à la fois les véhicules de tourisme, les véhicules utilitaires, les engins de chantier, les poids lourds ou encore les deux-roues. Les prix sont plus bas par rapport aux mono-contrats, ce qui rend ce genre d’offres plus attractif. Les entreprises auront le choix entre des contrats de flotte fermée et des contrats de flotte ouverte. La différence est que le modèle dit « ouvert » ne nécessite pas de déclarer chaque véhicule ajouté au parc.
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