Le poste clients est une véritable réserve de liquidités. Les entreprises qui rencontrent des difficultés de trésorerie ont tout intérêt à en optimiser la gestion.
Le poste clients est l’un des principaux postes du bilan, représentant en moyenne 30 % de l’actif. Sa mobilisation présente des avantages à toutes les étapes de la vie d’une entreprise, en phase de création comme de développement. Comment améliorer la gestion du poste clients ? Réponses et conseils.
Qu’est-ce que le poste clients ?
Le poste clients désigne l’ensemble des encours clients d’une entreprise, c’est-à-dire les factures émises aux clients. Il est important car correspond en moyenne 30 % de l’actif total de la société. Sa bonne gestion représente un enjeu capital pour les entreprises qui souhaitent éviter une dégradation de leur trésorerie.
Les enjeux de la gestion du poste clients
Lorsque l’activité d’une entreprise est en plein essor, la gestion du poste clients se complique et est parfois négligée entraînant d’inévitables problèmes de trésorerie. Or, le besoin en fonds de roulement (BFR), qui correspond à la somme nécessaire qu’une société doit détenir pour payer ses charges courantes en attendant de recevoir les paiements de la part de ses clients, ne doit pas augmenter plus vite que les ventes.
La mobilisation du poste clients passe par la réalisation de plusieurs tâches quotidiennes :
- Etablir des devis et assurer leur suivi ;
- Suivre l’état d’avancement des commandes et leur traitement ;
- Faire le rapprochement des devis et des factures correspondantes ;
- Encaisser les sommes dues selon les échéances prévues ;
- Faire le rapprochement des factures avec les encaissements correspondants.
L’utilisation d’outils adaptés permet de faciliter le suivi et d’améliorer la gestion du poste clients.
Les solutions pour gérer efficacement son poste clients
Au-delà de ces tâches quotidiennes, d’autres solutions vous aideront à mieux gérer le poste clients de votre entreprise :
Négocier des délais de paiement plus courts
En encaissant plus vite vos créances clients, vous pourrez améliorer votre besoin en fonds de roulement et obtenir une marge de manœuvre plus importante pour régler vos dettes. Cela permet donc d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie.
Pour rappel, les délais de paiement clients figurent dans les conditions générales de vente ou dans une convention. Ils sont strictement encadrés par la loi : entre professionnels, le délai ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou 45 jours fin de mois. Des exceptions existent selon la nature de l’activité exercée.
Exiger le versement d’acomptes
Il peut être judicieux de demander aux clients de verser des acomptes ou des arrhes durant certaines périodes et pour les commandes dont le montant est particulièrement important. La somme d’argent encaissée permettra alors de couvrir a minima les frais fixes, l’achat de marchandises, de matériels et fournitures.
Inciter les clients à régler avant l’échéance
L’escompte pour paiement anticipé est une solution efficace pour obtenir les paiements des clients avant la date d’échéance. Dans cette situation, les clients ont la possibilité de régler leurs factures plus rapidement en échange d’une remise. C’est un bon moyen pour les entreprises d’améliorer leur trésorerie tout en conservant une bonne image auprès de la clientèle.
Utiliser un système de relance efficace
Une bonne gestion du poste clients passe inévitablement par la mise en place d’un système de relance efficace. Pour gagner du temps, il est conseillé de passer par une solution de gestion automatisée permettant d’être alerté immédiatement en cas de retard de paiement et de relancer le client par mail.
Lorsque ces solutions ne suffisent pas à améliorer la trésorerie, il est possible de recourir à d’autres dispositifs comme :
L’affacturage
L’affacturage est une technique de financement qui présente plusieurs avantages pour l’entreprise qui la met en place :
- Eviter les retards de paiement ;
- Obtenir un financement dès l’émission de la facture ;
- Déléguer en totalité ou en partie la gestion financière des créances clients ;
- Sécuriser les encours.
Dans le cadre de l’affacturage, il suffit à l’entreprise d’établir une facture à l’ordre du client puis de la transmettre au factor. Une fois la facture réceptionnée, le financement est versé sous 48 heures sur le compte professionnel. L’entreprise n’a donc plus besoin d’attendre l’échéance de paiement ni de relancer le client en cas de retard de paiement. La gestion, le suivi et la relance sont assurés par la société d’affacturage.
La cession de créances
La cession de créances ou « Dailly » est un mécanisme qui permet de mobiliser immédiatement les ressources attachées aux créances dont l’entreprise est titulaire auprès de ses clients ou d’organismes publics. Par exemple, si l’un de vos clients vous doit 10 000 euros qu’il paiera dans 45 jours, vous pouvez céder aujourd’hui cette créance à une banque qui règlera immédiatement cette somme moins les frais. Il s’agit donc d’une source de financement à court terme rapidement mobilisable.
L’escompte d’effets de commerce
On parle d’escompte bancaire lorsqu’une entreprise cède à la banque un effet de commerce en contrepartie d’une avance. Pour rappel, un effet de commerce est un titre négociable qui vaut moyen de paiement.
Le but de l’escompte bancaire est de limiter les décalages de trésorerie pour l’entreprise en mobilisant les créances clients.
Le découvert bancaire
Le découvert bancaire est une forme de financement qui permet à une entreprise de poursuivre son activité en cas de solde négatif. Concrètement, la banque fournit une autorisation de découvert sur une période allant de 1 à 12 mois. Le montant maximum est fixé au préalable au même titre que les intérêts.
Il est important de ne pas confondre le découvert bancaire avec la facilité de caisse qui ne permet d’être à découvert que 15 jours par mois au maximum. Cela signifie qu’il faut avoir un solde positif sur son compte au moins la moitié du temps.
Vous connaissez désormais les possibilités qui s’offrent à vous pour améliorer la gestion du poste clients de votre entreprise.
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