Les séminaires d’entreprise sont des événements populaires et excellents pour le travail d’équipe. Pendant ces rendez-vous, les collaborateurs se retrouvent dans un lieu extérieur à l’entreprise. Le temps d’une journée ou d’un court séjour, ils travaillent et se détendent. Les séminaires d’entreprise sont bénéfiques pour l’activité. Pour en tirer parti, il faut qu’ils soient parfaitement organisés. Voici 8 conseils pour atteindre vos objectifs.
Tout savoir sur le séminaire d’entreprise
Définition : qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?
Le séminaire d’entreprise est un événement pendant lequel une entreprise rassemble tous ses collaborateurs dans la un lieu choisi, en dehors des locaux professionnels. Pendant une journée et parfois plus, les équipes travaillent, échangent et participent à des activités qui favorisent la cohésion. Il n’est pas rare que lors d’un séminaire, les collaborateurs travaillent ensemble sur un nouveau projet, une nouvelle idée ou une problématique à résoudre.
Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
Les entreprises ont toutes une bonne raison d’organiser un séminaire. Certaines d’entre elles en organisent tous les ans. Voici les sources de motivation des sociétés :
- Partager les missions de l’entreprise et ses valeurs ;
- Booster l’intelligence collective ;
- Motiver les équipes ;
- Améliorer la performance ;
- Réunir les collaborateurs, les prestataires et autres collaborateurs extérieurs à l’entreprise ;
- Réunir les managers et les dirigeants pour travailler sur les méthodes de management ;
- Réunir les commerciaux pour définir le nouveaux objectifs ;
- Intégrer et accueillir les nouveaux collaborateurs ;
- Proposer une formation.
Cette liste n’est pas exhaustive. Les entreprises peuvent avoir d’autres motivations qui leur sont propres comme l’arrivée d’un nouveau directeur ou encore la récompense d’une bonne année.
Comment organiser un séminaire d’entreprise ?
L’organisation d’un séminaire d’entreprise se fait soit par certains collaborateurs, soit par un prestataire extérieur. Beaucoup de sociétés sont spécialisées dans l’organisation de séminaires. Avoir les organisateurs, les entreprises doivent décider des points suivants :
- le lieu du séminaire,
- la date de l’événement,
- la durée,
- le planning,
- les activités,
- la restauration,
- l’hébergement,
- le transport.
Bien sûr, un budget est déterminé en fonction de tous les éléments cités ci-dessus.
8 conseils pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise
1. Définir des objectifs du séminaire
Les types de séminaires sont très nombreux. Aussi, pour permettre une bonne organisation, il est impératif de connaître les objectifs du séminaire. Une fois les motivations connues, la cible viendra naturellement. L’événement peut être destiné à une partie des collaborateurs ou à toutes les équipes d’une entreprise.
2. Choisir un thème
Un séminaire d’entreprise peut avoir un thème. Cette démarche fait de l’événement un rendez-vous moins formel. Idéalement, il faut que les objectifs se retrouvent dans le thème. Si un séminaire a pour vocation de souder les équipes et de booster la cohésion, il est important de prévoir un format adapté avec des activités de groupe.
3. Budgétiser le séminaire
Le budget dédié au séminaire d’entreprise doit être décidé avant l’organisation de l’événement. Il n’est pas défini par hasard, il dépend des objectifs, de la durée, du lieu choisi et du nombre de collaborateurs qui participent. Il est à noter que des formules tout compris sont proposées par les hôtels pour ce type d’événement professionnel.
4. Choisir une date pour le séminaire
Le choix de la date du séminaire est très important. Cette date permet d’avoir accès à des lieux spécifiques. Par exemple, si vous organisez le séminaire dans un hôtel, mieux vaut privilégier les périodes en basse saison pour bénéficier de tarifs réduits. Il faut aussi opter pour une période de creux au niveau de l’activité de l’entreprise pour ne pas nuire à l’activité.
Certaines périodes sont à proscrire. C’est le cas des weekends qui comportent un jour férié, des vacances scolaires ou encore les jours où se déroulent de grands événements sportifs. Le risque ici est de faire face à un désintérêt de la part des collaborateurs et que les objectifs ne soient pas atteints.
5. Définir un lieu pour le séminaire d’entreprise
Le lieu du séminaire est aussi important que la date. Il faut privilégier les lieux agréables, qui donneront envie aux collaborateurs de participer. La capacité d’accueil doit être adaptée aux besoins de l’entreprise que ce soit pour l’hébergement, la restauration voire les activités. Pour s’assurer de la présence des bonnes infrastructures sur place, une visite s’impose. Celle-ci se fait avec les organisateurs et un représentant du lieu d’accueil.
La distance du lieu de séminaire a une importance. Si le lieu est éloigné, il faut prévoir plusieurs jours de séminaire. Ce n’est pas le cas s’il est proche. Dans tous les cas, il faut proposer un mode de transport. Celui-ci est à la disposition des collaborateurs mais n’est pas obligatoire.
6. Élaborer un rétroplanning
Avoir un planning, et plus précisément un rétroplanning, facilite l’organisation de l’événement. Il permet de définir les temps de travail et les temps d’activité. Ainsi les organisateurs pourront identifier les besoins de chaque journée :
- transport,
- mise à disposition d’une salle,
- activité en extérieur,
- matériel,
- pause-café…
Le rétroplanning est essentiel pour procéder aux réservations et verser les acomptes demandés.
7. Communiquer le planning aux collaborateurs
Chaque journée du séminaire doit être détaillée dans un planning est communiquée aux collaborateurs qui participent à l’événement. Ce planning doit inclure les horaires des réunions, des conférences et des activités, ceux des pauses et des repas et la nature des activités. Ainsi, ils pourront se préparer.
8. Faites la promotion de l’événement
Les séminaires sont populaires et leur réussite dépend de la motivation des participants. Pour motiver les équipes, il faut communiquer sur le séminaire en amont. Dévoilez le lieu de manière originale, envoyez des invitations, donnez rendez-vous aux équipes pour dévoiler le thème et le planning…
Dans tous les cas, prévenez vos équipes à l’avance et soyez précis sur le déroulement. Si une activité sportive ou nautique est au programme, les collaborateurs doivent prévoir les équipements ou faire part de leur incapacité à y participer.
Une fois le séminaire fini, le travail continue. Il est intéressant d’avoir les retours des participants et de faire le point sur ce qui a plu et ce qui a déplu. Cette tâche permettra d’apporter des corrections pour l’organisation des prochains séminaires. Il faut aussi mesurer l’impact du séminaire sur l’activité et le chiffre d’affaires.
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